학원 상담 전화 자동화: 수업·시간표·수강료 문의와 상담 예약

학원 상담 전화 자동화는 과목·시간표·수강료처럼 매번 같은 답을 하는 문의를 음성 AI가 안내하고, 레벨테스트와 등록 상담은 희망 일정을 받아 실장이나 원장에게 넘기는 구성입니다. KAT Cloud(캣클라우드)로 만들면 수업 중에도 070 번호의 AI가 학부모 전화를 받고, 통화 요약은 웹훅으로 상담 관리 시스템에 들어가며, 시간표 안내와 상담 일정은 같은 번호의 문자로 나갑니다. 이 글은 실제 학원 사례가 아니라 중고등 대상 보습학원을 가정한 설계 예시입니다.

학원 전화 업무, 언제 몰리나

학원 전화는 계절을 탑니다. 새 학기를 앞둔 2~3월, 여름방학 특강을 고르는 6~7월, 겨울방학 전인 12월에 신규 문의가 몰리고, 평소에는 결석 연락과 보강 문의가 이어집니다. 문제는 강사와 실장이 수업 시간에는 전화를 받기 어렵다는 점입니다. 학부모는 퇴근 후 저녁이나 주말에 전화하는 경우가 많은데, 이때 받지 못하면 다른 학원 상담으로 넘어가기 쉽습니다.

문의 내용은 대체로 정해져 있습니다.

위 다섯 줄은 AI가 지침에 적힌 정보로 답할 수 있고, 아래 두 줄은 사람이 답해야 합니다.

AI가 맡을 일과 실장에게 넘길 일

AI 에이전트의 응대 지침에는 반별 대상·요일·시간, 공지된 수강료, 셔틀 기본 노선, 레벨테스트 진행 방식을 넣습니다. 지침에 없는 내용을 물으면 "확인 후 연락드리겠습니다"라고 답하고 메모로 남기도록 적어 둡니다. 응대 지침과 음성 모델은 KAT Cloud 콘솔에서 설정합니다.

• AI가 맡는 일: 반·시간표·수강료·셔틀 안내, 레벨테스트·상담 희망 일정 접수, 결석·보강 연락 접수
• 실장·원장에게 넘기는 일: 성적·진도 상담, 환불·휴원·할인 문의, 민원, 학부모가 직접 상담을 원할 때
• AI가 하지 않는 일: 공지되지 않은 할인 약속, 성적 향상 약속, 학생 개인 성적 안내

수강료는 학원이 공지한 금액 그대로만 안내하도록 지침에 금액을 문장으로 고정하고, 할인이나 환불은 AI가 판단하지 않습니다. 학부모가 바로 이야기하고 싶다고 하면 AI→직원 연결로 그룹 멤버인 실장에게 넘깁니다.

KAT Cloud로 구성하기

1. 1그룹과 번호: 학원 하나를 그룹 하나로 만들면 070 번호가 자동 발급됩니다. 지점이 여러 곳이면 지점마다 그룹을 두어 요금과 사용량도 지점별로 나눕니다. 채팅·웹훅·통화 기록 API는 비즈니스 요금제 그룹에서 씁니다.
2. 2음성 모델: 학부모 질문은 시간표와 수강료를 오가며 길어지는 편이라, 이 글에서는 분당 40원인 gpt-realtime-2.1-mini로 계산합니다. 분당 30원인 Gemini 3.1 Flash Live와 시험 통화로 비교해 보고 정합니다.
3. 3CALL_COMPLETED 웹훅: 통화가 끝나면 summary와 sttAI에서 학년·과목·희망 상담일을 뽑아 상담 관리 시스템에 넣습니다. 같은 학부모가 여러 번 전화하면 fromNumber로 묶어 이력을 한곳에서 봅니다.
4. 4안내 문자: 통화가 끝나면 시간표·수강료 요약과 상담 일정을 POST /chat-room → POST /chat으로 보냅니다.

상담 이력을 CRM에 붙이는 방법은 CRM에 통화 기록 남기기에서, Python 수신 서버는 Python(FastAPI)으로 통화 완료 웹훅 받기에서 다룹니다. 이벤트 필드는 웹훅 이벤트 문서에 있습니다.

시간표와 수강료를 한 번에 담으면 90바이트를 넘으므로 LMS로 나갑니다. POST /chat에 subject(LMS 제목)를 넣으면 제목이 있는 장문 문자가 됩니다. 문자 종류별 차이는 SMS·LMS·MMS·알림톡 차이를 참고하세요.

{
  "chatRoomId": "yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy",
  "subject": "OO학원 상담 안내",
  "content": "문의하신 중2 수학반 안내입니다.\n- 수업: 화·목 18:00~20:00\n- 수강료: 월 320,000원(교재비 별도)\n- 레벨테스트: 11/8(토) 10:00 접수\n변경은 이 번호로 전화나 문자 주세요.",
  "externalMessageId": "consult-1108-0021"
}

한 달 비용 가늠하기

평달과 성수기(신규 문의가 세 배로 느는 달)를 나눠 계산합니다. 금액은 모두 부가세 별도입니다.

• 비즈니스 플랜(월 50,000원, 수신 3,000분·SMS 200건 포함)
• 통화당 과금 3분(1분 단위 올림), AI 동작 시간을 통화 시간과 같게 잡음
• 음성 모델 gpt-realtime-2.1-mini(분당 40원), AI 받아쓰기·요약 사용(각 분당 10원)
• 안내 문자는 모두 LMS. 포함 SMS 200건은 계산에서 빼고 LMS 전량에 초과 단가 32원을 적용(보수적 계산)
• 평달: 통화 500건, LMS 300건 / 성수기: 통화 1,500건, LMS 900건

계산식은 "50,000원 + (수신 분 − 3,000분, 0 이상) × 3원 + 수신 분 × 40원 + 수신 분 × 20원 + LMS 건수 × 32원"입니다.

성수기에 늘어나는 금액의 대부분은 음성 모델 요금입니다. 성수기에 분당 30원 모델을 쓰면 음성 모델 항목이 4,500분 × 30원 = 135,000원이 되어 합계는 308,300원입니다. 요금 구조는 요금 안내에서 확인하세요. 개발 없이 상담 전화 응대를 바로 쓰고 싶다면 사업자용 AI 업무전화 앱 제로콜도 있습니다.

도입 전에 챙길 점

• 녹음 고지와 아동 정보: 첫 인사에 녹음 사실을 알립니다. 학생이 직접 전화하는 경우도 있고, 만 14세 미만 아동의 개인정보에는 법정대리인 동의 같은 별도 규정이 있으므로 학생에게는 이름·학년 외에 묻지 않도록 지침을 씁니다. 실제 적용은 법률 검토가 필요합니다.
• 금액·약속 문구: 수강료·교재비는 공지 금액만 안내하고, 성적 향상 같은 결과는 약속하지 않도록 지침에 금지 문장을 넣습니다.
• 지침 갱신: 학기마다 시간표와 반 편성이 바뀝니다. 개강 전에 응대 지침의 시간표를 먼저 고치고 시험 통화로 확인하는 순서를 정해 둡니다.
• 동시통화: 성수기 저녁에는 전화가 겹칠 수 있습니다. 기본 10회선으로 부족하면 100회선 단위(월 100,000원)로 늘릴 수 있지만, 학원 한 곳 규모라면 먼저 통화 기록으로 실제 동시 통화 수를 확인합니다.
• 실패 대비: 문자 결과는 SEND_RESULT 웹훅에서 LMS 성공 코드 6600인지 확인하고, 실패하면 실장이 전화로 안내합니다. 웹훅 서버가 멈춘 사이의 통화는 GET /call-history의 updatedAfter 커서로 다시 가져옵니다.

자주 묻는 질문

학원 상담 전화 AI가 수강료를 안내해도 되나요?

학원 상담 전화 AI는 학원이 공지한 수강료를 응대 지침에 적힌 그대로 안내할 수 있습니다. 다만 할인, 환불, 휴원처럼 판단이 필요한 내용은 AI가 답하지 않고 실장에게 넘기도록 지침을 쓰는 것이 안전합니다.

수업 중에 학부모가 직접 상담을 원하면 어떻게 하나요?

KAT Cloud의 AI→직원 연결을 쓰면 그룹 멤버인 실장이나 원장에게 통화를 넘길 수 있고, 연결 시 CALL_RECEIVED 웹훅에 전환 사유(handOffReason)가 함께 옵니다. 받을 사람이 없는 시간대라면 그 시간에는 AI가 희망 상담 시간을 받아 두고 나중에 콜백하도록 응대 지침을 씁니다.

성수기에 전화가 몰리면 비용이 얼마나 늘어나나요?

이 글의 가정(통화당 3분, 분당 40원 모델)에서는 통화가 월 500건에서 1,500건으로 늘면 KAT Cloud 월 비용이 약 149,600원에서 약 353,300원으로 늘어납니다(부가세 별도). 늘어난 금액의 대부분은 음성 모델 요금이므로 성수기에는 모델 단가를 기준으로 비용을 관리합니다.